A informatização da gestão de documentos do sistema de gestão da qualidade do centro de hematologia e hemoterapia do ceará- hemoce: um relato de experiência

O Centro de Hematologia e Hemoterapia do Ceará – Hemoce cuja finalidade é viabilizar o atendimento de hemoterapia e hematologia à população cearense de acordo com as diretrizes da Política Nacional do Sangue. O Hemoce em busca de qualidade e agilidade na gestão e desenvolvimento institucional ao longo dos últimos 5 anos de funcionamento se utilizou de algumas ferramentas de informatização. No mundo moderno com o acesso a internet onde gerenciamos nossas vidas através do celular com muitos Apps se tornou essencial o uso de tecnologia que tem transformado as empresas de forma dinâmica, ágil e segura graças ao surgimento de novas ferramentas e técnicas poderosas. E porque não ter melhoria no gerenciamento de documentos padronizados que compõe o Sistema de Gestão da Qualidade - SGQ? O SGQ tem a responsabilidade de gerenciar diversos processos priorizando acima de tudo manter os processos em conformidade, buscando melhoria continua. Realizar a gestão desses documentos através de várias planilhas, blocos de anotações e agendas amontoadas é um grande desafio além de gerar retrabalho e um maior risco de perda de informações. Atualmente podemos utilizar ferramentas que auxiliam no gerenciamento do sistema de Gestão da Qualidade de forma automatizada mantendo, por exemplo, todo o processo de gestão da informação documentada literalmente na palma da mão. Trata-se de um relato de experiência da aplicação de uma ferramenta informatizada para o gerenciamento na gestão dos documentos do sistema da qualidade. Hoje com os sistemas que vão desde a um integralidade na gestão dos documentos, das não conformidades a gestão e planejamento de Auditorias, sendo possível acessa-los no celular através de App e de acesso a própria internet. Com isso é possível aperfeiçoar bastante o gerenciamento desses processos permitindo a conexão deles de forma mais dinâmica e melhorando a execução dos mesmos, garantindo produtos e serviços em conformidade e satisfação das partes interessadas atendendo assim a política da qualidade do SGQ. Foram realizadas pesquisas no mercado e após longa avaliação dos sistemas disponíveis foi escolhido o Qualiex e dentre os módulos existentes definiu-se utilizar 03 módulos que gerenciam os processos que consideramos mais críticos. O gerenciamento da informação documentada, das não conformidades e de auditorias. Esse trabalho pretende relatar a implantação do módulo de gestão de documentos.